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秘書

 秘書(ひしょ)とは、組織あるいは上司の書類面における仕事を請け負う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、重要書類を扱う仕事であるということである。その他にも上司の身の回りの世話、メールや電話の応対、来客の接遇、スケジュール管理、書類・原稿作成など、「総務の専門家」として機能する。 日本では、アシスタントと英訳されるのが適当である場合が多い。 セクレタリーも秘書と和訳されているが、これは、取締役クラスを意味するため、事務局長など実体に合わせ和訳に注意が必要である。
 

秘書の仕事は、コピー取り等の簡単な事務補助を行うものから、議員の名代として政策立案や資金集めを行うような業務まで幅広い。業務への関わり方によって以下のタイプに分けられるが、中間的な秘書も多い。

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役員秘書企業・団体等の経営者や役員を補佐する個人秘書、あるいは部や課を担当するグループ秘書。一般的に秘書というとこの役員秘書を指す。専門職採用で秘書業務以外の業務は行わない専従型と、入社後に秘書として配属される場合がある。派遣社員の場合も多い。秘書課あるいは秘書室に所属し担当の役員を受け持つ場合と、部や課に所属するライン秘書の場合がある。担当役員の身の回りの世話、来客の接遇、スケジュールやメールの管理、会議や出張の準備、文書作成、慶弔、パーティーの準備や出席といった業務を行う。高齢の経営者や重労働の経営者が多いため、健康管理も重要である。秘書課では、会社の広報や株主総会の準備も担当する。

 

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Posted by tanu0821